虾皮选品标准定下来，怎么写成一份文件

虾皮选品标准定下来，怎么写成一份文件

先说清这一篇处理的是一件什么事。同样几条标准，放在脑子里、写在便签上、写进一份带落款的文件，效果完全不一样。这一篇只谈最后那一种：怎么写才能让它在你不说话的时候照样管用，在换人之后照样有人照着做。

它要解决的第一个问题是不依赖记性。标准在你脑子里的时候，只有你能执行，别人执行的是他理解的那一版。写下来以后，理解的分歧会浮到纸面上，能被讨论、被修掉。这个暴露本身就是写下来最实在的一处用处，比方便查阅还要紧。

它要解决的第二个问题是留痕。这一条是什么时候定的、当时为什么这么定、后来改过没有，这些信息只有写下来的东西才带得住。没有这份痕迹，过一阵再来一轮讨论，大家会把同一件事重新吵一遍，还可能吵出不同的结论。

它要解决的第三个问题是能让别人动手。一份标准如果只写了要什么，不写谁去做、什么时候做、做不到怎么办，读的人还是不知道下一步。文件这一层要比前几层多交代这几样，它才不是一份看法，而是一份能被执行的东西。

知虾不做替你把结论写出来的那一段。它把公开那一层的依据摊开，站点、类目、价格档、量级、节奏这些能被复算的数摆在那里，谁看了都是同一份。至于这份文件要主张什么、要团队做什么，那几段只能自己写，别人代不了。

这份文件最先要面对的一个问题是它跟随手记的东西不一样。随手记的东西是给自己用的，写多写少自己心里有底。文件要交给别人，别人手里只有这几页纸，写漏的那一部分他不会补上，只会按自己那一版的理解去做。

所以写的时候有一个反复要问的问题：一个完全不知道前面怎么讨论过来的人，读到这一句会怎么做。这个问法有点笨，它比任何结构上的讲究都管用。写标准的人最容易犯的毛病，是把当时争论的语境省掉了，因为他记得，读的人不在场。

文件也不宜追求一次写全。一次写全的想法会让人把还没想清的东西也硬写进条款里，写进去以后反而更难改，因为改条款比补条款麻烦。稳妥的做法是把想清的那几条写实，没想清的那几条留一个位置标明待定，下次讨论就从那里往下接。

还有一句要提前接受的事：文件写完之后一定会有人不满意。不是因为写得不好，是因为标准本身就是一份取舍，任何取舍都会让一部分对象被挡在外面。写的时候把这一点当成正常，就不会为了让所有人都点头而把条款写虚。

知虾摆的是公开那一层的数，它在写这份文件的过程里承担的是把依据摆出来的那一部分，站点、类目、价格档、量级、节奏这几样都能被同一口径读到，讨论的时候大家看的是同一份东西。这份文件要主张什么、要谁去做，它不参与，也写不出来。

文件这一层还有一个容易被忽略的用途，是它把标准从一次讨论变成了一个长期的东西。讨论会散，参与的人会换，只有文件留在那里。它替后来的每一轮判断先摆出一个起点，别人是在这个起点上继续往前，不是从空白开始。

写这份文件的时候，可以先把要回答的几个问题列出来，再往里填内容。这份文件管哪一批对象、按什么条件判断、碰到边界的走哪条路、谁认的、什么时候开始算，五问列在纸上，写的时候就不会漏掉哪一块，也不会写成一份读起来很顺但缺东西的材料。

还有一件小事会显著影响它被使用的次数，就是它好不好找。文件再写得好，放在一个三天之后连自己也找不到的位置，它的作用就发挥不出来。放在哪儿、叫什么名字，这两件事在写的时候顺手定下来，比事后整理省事得多。

有人会把文件写完之后贴在墙上的做法搬过来，改成放在最常用的那个位置上。这一步看着与内容无关，实际它决定了这份文件是被翻开的还是被存起来的。标准有没有在起作用，看的就是它被翻开过多少次。

写文件这件事本身也会反过来改标准。条文写下来的过程中，那些原本说不清的地方会自己浮出来，写的人会发现自己以为想清了的地方其实没想清。这是写下来最大的收获之一，它比事后靠别人提问才发现要早得多。

还有一件事是这份文件的读者会变。今天读它的人可能是当初一起讨论的那几个，过一年就全换了。写的时候按将来那个不认识的人的标准来写，比按眼下的默契来写更耐用。默契是会散的东西，写下来的不会。

文件的篇幅不必长。两页能说清的不要写成五页，写长了读的人会跳着读，一跳就可能把条件那一块跳过去。短的文件还有一个好处是改动的时候容易看全，这一次动到了哪几处，扫一遍就能数出来。

写完之后不要急着把它当成终点。它是一段时间里的约定，用着用着会有新情况冒出来，改动是正常的事。把改动当作这份文件活着的一部分，读的人也就不会对它的每一句话抱有不切实际的期待。

五个动作里，第一步决定了后面四步各写多少字（人造示例）

标准文件的条款该怎么组织

条款要按能不能被核对来分组，不能按重要性来分组。听起来像常识，实际写的时候很容易按重要性走：先写几句方向性的话，后面再写具体的条件。读的人翻到后面才发现真正能落地的都在那里，前面的几页成了开场的场面话。

能被核对的条件往前摆。哪一类对象可以进入、哪一类不进入、进入以后按什么节奏走，这几组条件是最常用到的部分，放在前半段读的人找得到。一条写成一句，别在一句里塞两个条件，读的人会在具体判断的时候漏掉其中一个。

写不出核对办法的条目不要硬凑条款。这类条目写得越多，文件越像一份表态，而不是一份能被执行的规则。真舍不得这些内容，把它们放到附件里，或者改写成一句方向性的话，明确标出它是方向不是条件，读的人就不会拿它去判具体的事。

条款之间的先后也有讲究。条件之间如果互相依赖，就把被依赖的那一条放在前面。比如先写清对象怎么界定，再写条件，因为界定的方式一变，后面的条件问的其实是另一批对象了。摆错了顺序，读的人会先照着条件筛，再回头看界定的范围，顺序反过来就容易筛错。

还有一条是编号要给上。弹性大的地方给个编号，后面讨论的时候才能指着说。口头讨论里最常见的麻烦就是说不清说的是哪一条，谈着谈着就绕回来了。编号这件事很小，它省掉的是每次开会都要重新对齐一遍口径的时间。

条款写完之后可以做一个检查，把每一条的最后那个句号换成问句读一遍。能变成一句问句的条目是能被核对的条件，比如这一类对象要不要留下；变不成问句的是方向或者理由，那几句就该挪到别的位置上去。这个检查花不了多少时间，它能捞出一批位置放错的句子。

条款里尽量不要出现和、或、以及这三个字连起来的长句。一句里挂三个条件，读的人在具体判断的时候会漏掉其中一个，而且在事后追溯的时候也说不清当初到底是哪一条挡的。分成几句写，多占一点篇幅，换回来的是能被执行。

分组和编号之外，条款的顺序也照顾着读的人的用法。最常被用到的条件往前放，用得少的往后放，这条顺序比逻辑上的严密还要紧一些。一份文件读的人多半是从头开始找自己需要的那一条，排在前面的次数越多，他找到的速度就越快。

有些条款只对一部分对象成立，比如只针对某一类目或者某一个站点。这种条款不要写成正文里的一条，而是挂在它所属的那一条下面，标明适用范围。混在正文里的局部条款最容易被读的人当成通用规则，套到不该套的对象上去。

还有一条是长度上的自律。一条条款写到三行以上，读的人就开始跳着读，跳着读就有可能读成另一件事。真要交代得详细，把它拆成一条主句加一句补充，补充那句写小一点，读的人知道哪个是主要意思。

条款写完之后给不同的人各读一遍，能暴露出一批自己看不见的问题。写的人读自己写的东西会自动补上省略的部分，读的人不会。让两个人分别读一遍，把两人卡住的位置记下来，那些位置就是要改的地方。

读的人卡住的地方通常集中在两种句子上。一种是主语省略的句子，读的人不知道这一条是对谁说的；另一种是条件藏在从句里的句子，读的人顺着读完，没注意到里面还有一个限制。两种都能靠改写解决，不必增加内容。

条款里提到的时间也要写具体一些。这一段时间、最近、定期这一类说法看着省事，读的人各自理解的跨度不一样，最后落在判断上就会差出一截。把跨度写清楚，比如按哪一段时间算，这一条的可执行程度立刻就上去了。

还有一条是尽量不要让条款依赖别的文件。写着按某份制度办这类话的条款，读的人在需要的时候要去找另一份东西，找得到还好，找不到就停在那儿了。真要引用，把关键的那几句抄过来，宁可重复一点。

条款的数量也有一个合适的范围。太少盖不住该管的对象，太多读的人抓不住重点。一个务实的做法是先按最常遇到的几种情况写，写完之后拿手上一批对象过一遍，看还有哪一类没被覆盖到，补上就行，不必一次求全。

条款和组织结构这两件事里，条款是主干，结构只是让人找得到。把力气花在条款上，读的人哪怕结构不完美也能用；把力气花在结构上，条款写得含糊，读的人找得到位置却读不出东西来。两头都做当然好，只能挑一头的时候挑条款。

写完一份条款之后，最好隔一天再看一遍。隔一天的好处是当时写的时候脑子里那些默认的前提会淡掉，读起来更接近别人的感受。看的时候把读不通的地方圈出来，圈出来的位置通常就是该改的位置。

越往下越像过程记录，放进正文会挤掉读的人真正要的那几件事（相对值）

写成原则的文件，执行时全靠猜

只写原则的文件有一个明显特征：读完之后你觉得很有道理，却没有办法拿它判任何一个具体的对象。要么留下，要么不留下，读完这句话你还是不知道。读的人只能各处找依据，找着找着就按自己的习惯补了一套条件。

原则这个词本身没有错，问题在于它管的那一段是有边界的。原则管的是方向，说的是更愿意偏哪一类，它不回答一个具体的款过不过。把方向当条件用，就会出现同一个人在不同时间做出不同判断，而且他说不清理由。

这类文件还有个后遗症，就是讨论的时候它没法当依据。两个人对同一批对象的分歧，最后还是要靠各自的印象来收，因为文件里没有一条能被指着说的内容。写下来本来是想让它替人记住，结果讨论到关键处又回到了各自记忆。

改的办法不是删掉原则，是在它旁边补上能核对的那一层。原则留着说方向，条件摆在后面说具体怎么判。两段并排放在同一个位置上，读的人先看到方向，再看到能照做的内容。真需要精简的时候，精简的是说理的篇幅，不是条件的数量。

还有一种更隐蔽的情况是条款写得很细，但细的全是没用的地方。它把对象怎么称呼、材料怎么排写得很清楚，真正需要判的那几个量却一句没写。这种细更像是把精力花在了边角上，读的人会被这一堆交代绕住，以为条件都已经给全了。

判断一份文件是不是只写了原则，有一个很直接的办法：拿着它去过一遍手上那批对象，看每一行能不能读出留还是不留。凡是过到一半发现读不下去的，那些位置就是缺判据的地方。这个过程不需要什么准备，随手过十行就能看出问题在哪儿。

原则写得多还有一层代价，它会让这份文件在讨论时变得很好用，在执行时变得很难用。讨论的时候大家都点头，因为它说的都对；真正动手的时候都犯难，因为它说的都对但没用。一份文件如果在两种场合的表现差这么多，多半就是原则和判据的比例失衡了。

补判据的时候不必把原来的原则推掉。原来那些话留着，前面加一句这份文件要处理的是什么问题，后面接上能被核对的那几条。读的人先看到这份东西为什么要写，再看到具体怎么办，两段各承担各自的功能，读起来不冲突。

有一类文件的情况正相反，判据写得很足，读的人却看不出这份文件到底偏向哪边。这种情况也不合适，因为执行的时候遇到没有明确写到的对象，读的人会不知道该往哪边靠。原则和判据两头都要有，一头太薄另一头都会显出问题。

知虾不替你把结论写出来，它只把公开那一层的依据摊开，谁读了都是同一份。写判据的时候，凡是依赖你自己这一侧底数的条件，那些得你自己补进去，它给不出来。这一点写文件的时候最好明说，免得读的人以为条件已经给全了。

原则和判据的位置也不该混在一起写。一句话里前半段讲方向、后半段给条件，读的人容易把方向也当成条件去用，或者把条件当成一句柔性的建议。分开写，方向集中在一处，条件集中在另一处，读的人各取所需，不容易串。

文件里如果出现较多的这类词，就该警惕了。合理、适度、重点考虑、灵活把握，这几个词出现在条款里，通常意味着写的人当时没想清，先用一个词把位置占住。占住的后果是读的人各自填一版，填出来的互不相同。

把这类词换掉的办法不是找一个更精确的词，而是把它背后那个能读到的量找出来。重点考虑换成了看哪一项、看到什么程度，这句话才变得能被执行。找不出来的时候，说明这一条还没准备好进条款那一部分，先放在说明里更稳妥。

判据写得具体之后，文件会显得硬一些，读起来不那么舒服。这个不适感是正常的，它说明这份东西开始承担判断了。想让它读起来舒服，可以在每一条的前面加一句简短的目的，让读的人知道这一条为什么在这儿，硬的条件配上软的开头，读起来就不会那么生硬。

知虾把公开那一层的依据摊开，用在这一层的意思是写判据的时候那几项不用自己去找。凡是需要你自己这一侧底数的条件，它给不出来，写的时候要自己补。这句话明说在文件里也有好处，读的人知道哪些条件是从公开数来的，哪些是内部定的。

还有一种情况是文件里既没有原则也没有判据，只有一段背景介绍。这种文件读的人从头看到尾，只知道这件事很重要，不知道自己要做什么。背景介绍可以写，但它顶多占开头一小段，剩下的位置都要留给能被照着做的内容。

写文件的人常常会低估读的人的耐性。他以为别人会像自己一样从头读到最后，实际读的人多半只找跟自己有关的那一段。所以每一段最好都能单独读懂，别指望读者把前面那一整段记在心里再来看这一段。

没有例外条款的标准，第一次碰壁就废

例外条款不是给标准松口，是给标准留一条现实的出口。任何一个能核对的条件，总会遇到几行落在边界上的对象，这时候如果没有一条写好的路径，处理方式就会变成当场拍。当场拍的那一下，文件里不会留痕，下一次也没人知道。

例外条款要写清三件事。哪一类情况属于另议、碰到这种情况找谁、他点头之后这一步怎么记录。三件事里缺一件，这个例外就会变成一次口头约定，口头约定的寿命通常不长，而且换个人之后完全传不下去。

还有一类东西也该写成例外，就是这条标准明确不管的部分。比如某一类对象不适用这份文件，或者某一类情况要走另一套流程。写清这部分的好处是读的人不会拿着这份文件去套不该套的对象，也不会因为没有规定而停在那儿不动。

例外条款的位置也值得想一下。它紧跟在它所属的那一条后面会更管用，别统一堆到文件末尾。堆到末尾的时候，读的人在判具体的事时根本不会翻到那儿去，等到出了状况才想起来还有这么一段。跟着条款走，它才有机会在需要的时候被人看见。

定期看一遍例外的数量也有用。如果一段时间里例外攒得很多，说明前面那几条条件跟眼下的情况已经脱开了，该动的不是例外这条路，而是那几条条件本身。文件是需要维护的，例外正是它最灵敏的一处提示。

例外这件事在一开始就要预留位置，不要等到碰上了再补。预留的做法很简单，在文件里留一节写明哪一类情况另议、找谁、怎么记。这一节写在那儿本身就是一种表态，读的人知道标准不是一道没有出口的墙。

还有一类情况值得单独留一句，就是标准里明确不管的对象。有些对象本来就不该被这份文件管，比如还不成形的初步想法，或者已经走到后面的流程里的东西。写清这一句，读的人不会因为它们不符合条件而反复来问。

例外批准之后的记录方式也要照顾到后来的人。写在哪儿、怎么标、能不能被检索到，这三样决定这份记录以后还能不能翻出来。只写在某个人聊天记录里的例外，过一阵就找不到了，而找不到的记录跟没有记录差不多。

一段时间之后回头数一数例外有多少，是一个很实用的动作。数量多说明前面那几条跟现实之间已经有了距离，该动的是那几条；数量少说明例外条款本身写得还算合身。这个动作不用太频繁，隔一段时间做一次就够。

有人担心例外条款会被人拿来钻空子，这个担心要分两类看。真有一批人反复拿同一类情况来找例外，那是标准本身没覆盖到这一类，该补的是标准；只是零星几次，那是正常的边界情况，例外条款正好接住了它们。两种的处理方式不一样，不要混着看。

例外条款还得留一个可以被找到的位置。写在文件里某一段的末尾，或者单独列一小节，都可以，关键是读的人需要它的时候知道去哪儿翻。位置不能靠记忆，只靠记性的安排过一阵就等于没有安排。

还有一种例外是临时的，比如某一批对象因为眼下的情况暂时不按这份文件走。这一类更要写清有效期，过了这段时间自动回到标准上来。没有有效期的临时安排会一直挂着，几年之后没人说得清它还算不算数。

例外也要有人定期复盘。攒了一段时间之后回头看，例外集中出现在哪几条下面，往往就指出了那几条最需要重写的地方。这个观察不需要什么方法，把例外按它所属的条款归归类，哪个下面堆得多就看得出来了。

写例外的时候注意区分两件事，一件是标准不管什么，另一件是标准管但这次破例。两件事的性质不一样，前者说明标准本来就没打算覆盖，后者说明标准的条件跟现实之间出现了摩擦。混在一起写，看的人分不清这份标准的边界在哪儿。

这一层做到位之后，文件才敢真的拿去用。执行的人知道遇到拿不准的情况有路可走，他不至于因为怕做错而把每件事都推给上面。这种敢用的感觉不是靠把条款写宽换来的，是靠把出口安排好换来的。

写例外条款的时候还有一个细节，就是把例外和它所属的那一条写在同一页上。翻页找那一类情况，读的人多半就不找了，直接按自己的判断处理。同页这一点很小，它决定这一段有没有机会被用上。

隔一段时间回头清一遍例外，顺手把已经不再适用的删掉。例外也是会过期的，有些情况当时特殊，后来已经变成常态，那一类就该正式写进条款里，而不是永远挂在例外下面。清理这个动作让文件保持轻。

文件比报告多出来的约束力

报告这一层管的是说服。它把事说清楚，让人点头，点头之后那份报告本身并不管束谁。文件不一样，它多出来的那一层是有人认、有生效时间、有名字在那儿。这三样一加，读的人看它的眼神就跟看一份材料不一样了。

有人认这件事看着很小，实际是分水岭。同一段话，放在一份没人署名的材料里是看法，放在一份写明是谁认的文件里是规则。遇到按条执行会吃亏的情况，前者挡不住，因为执行的人没有依据；后者挡得住，因为他能指出来这条是已经定过的。

生效时间这一项也有实际用处。有了它，讨论里那种这一条从前就这样的说法就没用了，因为文件上写着哪一天开始算。以前的数据怎么对待，多半也需要在这一处交代一句，否则新老交界那一段时间会一直有人回头问。

还有一层是文件需要被维护这件事本身。报告写完就可以收起来，文件写完要有人管它：什么时候看一遍、谁能改、改了之后怎么通知到人。这些动作给出去了，文件才是一份活着的东西；不给，它过一阵就成了一份历史材料。

这几样加起来，就是文件比别的形状多出来的那一层。它不靠内容更丰富取胜，它靠的是把自己的身份写清楚：这是要照着做的，认的人是谁，从哪一天起。身份写清楚了，同样那几条标准，分量就不一样了。

约束力这一层落到日常里，表现为执行的人敢不敢指着文件说话。遇到有人对某个判断有异议，他能说这一条是写明的，谁认的，什么时候起的。这句话说出来以后讨论就有了一个共同的起点，不必每次都从头讲一遍道理。

有约束力也就意味着要有人负责维护它。哪一天看一遍、谁能改、改了之后怎么通知，这三件事得定下来。缺维护这一环，文件会在时间里慢慢失效，常见的结局是大家嘴上还认它，手里用的却是自己那一版。

文件的约束力和它的分量并不总是成正比的。写得厚不代表有分量，写得薄也不代表没分量。有分量的是那几样身份特征，谁认的、从哪天起、碰到拿不准走哪条路。这几样齐了，两页纸也能管住事；这几样缺了，十页纸也只是材料。

还有一点是文件里的话要经得起反复读。报告读一遍就够了，文件是要被人反复翻的，同一句读上十次也不能读岔。所以写文件时对句子的要求比写材料时高，宁可说得笨一些，也不要写得漂亮但含义有第二种读法。

最后要说的是这一层不靠说得更响来获得。别的形状也可以写得很有力气，只是它们不承担按这个办这件事。文件承担了这件事，它才需要把身份写清楚。身份写清楚了，同样几句话的分量就跟着变了，这一点和内容写了多少关系不大。

约束力还有一个来源是它在团队里的位置。文件是大家一起往前走的依据，不是某一个人手里的一件东西。这个位置一旦立起来，新来的人第一周就该被带着读一遍，而不是等到出了事才想起来去翻。

有了约束力，改动也就跟着有了成本。想改的时候不能随手动一个字，得说清为什么改、这一动影响哪几条、从什么时候起按新的写法走。这道关看着麻烦，它护着的正是这份文件还能被人接着信，随手改过的文件很快就没人再认真读了。

文件的分量还体现在它对例外怎么处理上。例外不是文件的漏洞，它本身就是文件的一部分。一份写清了怎么处理和记录例外的文件，比一份声称没有例外的文件要结实得多，因为前者经得住现实，后者经不住第一次碰撞。

约束力和推动力是两件事，不要混。文件管的是按这个办，它不负责让人愿意去办。让人愿意去办要靠别的东西，比如把做这件事的难度降下来，或者把它的结果讲清楚。指望一份文件同时承担这两样，多半两样都做不好。

最后要说的是这份文件不负责对。它负责的是说清当前这个阶段大家认可的做法，并且让它在一段时间里稳定下来。过一段时间回头看觉得它不合适了，那说明情况变了，该做的是改写它，而不是抱怨当初写的人眼光不行。

约束力还有一个层面是对写的人自己的。文件一旦署名生效，写的人也受它约束，不能今天说这一条、明天按另一套来。这一点对团队里的信任很重要，读的人会看着写的人是不是也照这份文件走。

把这一篇的范围再说一次。这里只处理文件这一种形状，讲三块结构、讲读者决定第一页、讲只写原则的后果、讲例外条款非有不可、讲约束力从哪里来。上面这几件都在前面走过一遍，其余几型不在这里展开。

三条件里有一条不满足，这一块内容就该挪到附件去，不占正文的位置

这份标准文件给新人和老人看，语气一样吗

给谁看决定了第一页写什么，这一点在标准文件上体现得最清楚。第一页不是拿来做个漂亮开场的，它要让读者读完就知道这份文件要自己做什么。新人读完不知道从哪儿下手，第一页就没有写对。

给新人看的时候，前面要交代清楚两件事。这一份文件管的是哪一批对象、碰到自己判断不了的情况找谁。这两句话看着像客套，实际是新人最需要的两个坐标。有了它们，他才敢往下执行，不会因为怕做错而把每一件事都拿去问。

给老人看的时候，重点要压在变化上。哪一条是这次新加的、哪一条的写法动了、哪一条现在不再适用，写清楚。老人对旧版本有印象，他会不自觉地按旧的走，除非你明确告诉他哪一处变了。变更说明不是附件，它是给这一批人看的第一页。

两批人放在同一份文件里，可以让前面一段写得细一些，后面一段写得硬一些。前面细是给新人铺路，后面硬是给老人立规矩。同一份文件里语气有分层是正常的，不分层反倒说明写的人没有想过是谁在读。

还有一类读者是将来接手的人。他既不是新人也不是老人，他手里只有这份文件和几份旧版本的记录。为他着想，把每一次改动的时间和理由记下来，比把当前版本写得多漂亮更有用。留一份改动的清单，是这份文件对后来者的交代。

新人读文件时的难处不在于看不懂条款，而在于不知道哪一条是重点。条款之间的轻重，老人心里有数，新人没有。要帮他建这个数，可以给最常用的那几条加一句说明它为什么放在前面，这几句话对老人是废话，对新人省了很多事。

老人读文件时的难处正相反，他对旧的写法太熟，容易把新的当成旧的一带而过。给他的那一份，变更的地方要用一种一眼能看出来的方式标出来，别只靠他自己对比。标注这件事做得粗一点没关系，做到能被他注意到就行。

还有一种读者是过一段时间才接手的人，他手里既有这份文件，也有之前几个版本。他真正需要知道的不是当前版本写得多完整，而是每一次改动留下了什么。改动的时间和理由记着，他就知道某一条是为什么走到今天这个写法的。

三类读者对同一份文件的要求不完全一样，但不必写成三份文件。常见的做法是用一份主文件加一份很短的变更说明。主文件写给所有人看，变更说明专门给已经熟悉旧版的人看。两份东西都很短，加起来也不占多少篇幅。

风格上做一点取舍，让文件里的话保持一个稳定的调子。时紧时松的语气读起来会让人怀疑某一处是不是有特殊的用意。保持同一个调子，读的人就不会在语气上找线索，而是老实地去看条款本身说了什么。

新人读完第一页之后，最好能自己答出三个问题。这一份文件管的是什么范围、判一件事该看哪几条、拿不准的时候找谁。三个问题都能答上来，说明第一页起作用了；答不出来，就说明前面的介绍部分写得还不够。

老人读完第一页之后要考虑的是另一件事，他会想知道自己原来的做法有没有哪一处需要改。所以对老人而言，把这次变化点出来比把整体讲一遍更有价值。哪怕是只加了一条，也值得在变更那一段里写一句。

两类人读完之后最容易犯的错也不一样。新人容易把某一条当成全部，遇到不符合的情况就卡住；老人容易按旧的判断走，把新加的那一条忘掉。前者靠把范围写清来防，后者靠把变更标出来来防，两种做法各对着一类毛病。

文件写完之后可以找一两个人试读，一个熟的一个不熟的。两个人卡住的地方记下来，那些位置就是这一份文件下一版要动的地方。试读花的时间不多，它是少数几件能提前知道自己写的东西别人怎么读的事之一。

还有一件事是这份文件的写法不要频繁变。今天用这个结构，过一阵换成另一个，读的人每次都要重新找路。结构稳定下来以后，读的人只需要关注内容上的变化，这对长期使用的文件很重要。

文件里称呼人的方式也要统一。一会儿写我们、一会儿写执行的人、一会儿写相关同事，读的人会去猜这几个称呼是不是指不同的人。统一用同一种说法，读的人精力就留在内容上，不必在称呼上绕。

最后交代一句：这份文件的用处不在于写得漂亮，而在于一个没参与过讨论的人拿着它能把事情做下去。写完拿给别人试一次，比自我检查十遍都管用。他做不出来，问题就在文件上，不在他身上。

附件一多，读的人记住的往往是讨论过程，不是要做的那几件事（人造示例）

虾皮选品标准写成文件时最常见的三种空转

看着完整其实没有结论的那一类，长这个样子。开头有背景，中间有几条原则，后面附了一段讨论过程，读下来该有的东西都有，页数也不少。可你合上它，问一句这份文件要谁去做什么，答不上来。它的毛病不在缺内容，在缺一句能被指着执行的话。

第二种空转是文件写得很准，却没有一个人为此负责。整份文件读下来顺顺当当，可你问一句这是谁定的、什么时候开始，没人答得上来。这种文件在平时看不出来问题，一旦有人对某一条有异议，它就立刻失去了支撑点。

第三种空转是文件写得很硬，却没有一条出口。碰上边界情况，执行的人要么硬着头皮按条走，要么停在那儿等着。两条路都会让这份文件在第一次碰壁之后被悄悄放到一边，而放一边这件事通常没人会说出口。

三种空转有一个共同的根源，是把文件当成了把前面几层的东西誊写一遍的动作。文件要添的那几样东西，是谁认的、什么时候生效、碰到例外怎么办，这几样在前几层里都不存在。缺了它们，誊写得再完整也只是换了个容器的同一份内容。

回头看一份文件有没有空转，有一个很快的检验。找一个没参与过讨论的人，把文件给他，让他按着做一件具体的事。他做出来了，这份文件就是活的；他做不出来，或者做出来是另一件事，就该回去看看是缺了判据、缺了署名，还是缺了出口。

三种空转里，第一种和第三种在刚写完的时候都不容易看出来。文件写完之后自己念一遍，会觉得条理清楚；真正拿到手上用来判一件事，才会发现缺的那一块。检验的办法只能是拿一件真的对象去试一遍，别的办法都替代不了。

文件写完之后还可以找一个人做一次反向的使用。不告诉他这份文件是怎么来的，只给他几个具体的对象，让他按文件说出该留哪一个。他说出来的和你想的不一样，那份文件就该回去改；说出来的和你一样，这份文件对于不相干的人也是能用的。

把这一层收一收。这一篇处理的是文件这种载体，讲它的三块结构、谁在读它、写成原则会出什么问题、没有例外条款会怎样、约束力从哪儿来，这几件都在上面走过一遍。至于标准本身该写哪几条，那是另一件事。

空转还有一个变体是文件只用在一头。写的时候认真，用的时候没人翻，过了半年又觉得该重写一遍。这种情况说明文件没有被接到日常的动作里，它悬在半空。要接上，得在每轮判断的时候让人真的去翻它，翻过几次之后它才算进入了流程。

反过来，文件如果被翻得太勤，翻到每次都要拿出来比一遍，也说明它的判据写得不够，读的人没有把握，只能反复回头核。合适的用量是常用的几条心里有数，遇到不规则的情况才去翻，而不是每判一件事都翻一遍。

三种空转和这些变体都有一个共同的原因，就是写的时候把注意力放在了内容本身，没有放在它要怎么被用上。写完之后把自己当成一个第一次看到它的人，照它去办一件事，这一步做过了，上面说的那些毛病大多数能提前发现。

把这篇要说的事收一下。这里处理的只有文件这一种形状：三块怎么排、读者是谁决定第一页写什么、只写原则会怎样、没有出口会怎样、约束力从哪儿来。标准本身该定哪几条不在这里。把这份文件写好了，前面那些动作才算真的落了地。

常见问题（FAQ）